21 aug De perfecte event locatie kiezen doe je zo

Bij het zoeken naar een event locatie zijn er verschillende factoren waarmee je rekening moet houden om ervoor te zorgen dat je evenement succesvol en soepel verloopt. Hier zijn enkele belangrijke aandachtspunten:

Hierop moet je letten bij de keuze van een event locatie

1. Beschikbare ruimte

Zorg ervoor dat de locatie voldoende ruimte heeft voor het aantal verwachte gasten. Voor een klein verjaardagsfeest heb je waarschijnlijk minder plaats nodig dan een productlancering waarvoor je 500 gasten uitnodigt.

De locatie mag ook niet te groot zijn, zodat het niet leeg oogt.

Naast de capaciteit speelt de indeling een rol. Is de ruimte flexibel genoeg om ze in te delen zoals jij dat wil? Of zijn er structurele elementen die roet in het eten gooien?

Let erop dat de locatie toegankelijk is voor iedereen, inclusief gasten met een handicap.

2. Bereikbaarheid

Een goede locatie voor een evenement is vlot bereikbaar. Qua bereikbaarheid kijk je naar volgende zaken:

• Hoelang bedraagt de gemiddelde reistijd voor je gasten?
• Zijn er voldoende parkeergelegenheden?
• Zijn er goede verbindingen met het openbaar vervoer?

3. Sfeer

De ‘sfeer’ van een locatie wordt soms vergeten. Toch zal deze bijdragen aan het gevoel dat gasten ervaren. Een bruiloft vraagt bijvoorbeeld om een andere setting dan een zakelijke bijeenkomst.

Sfeer draagt bij aan de belevenis. Denk aan een locatie die verrast door de bijzondere omgeving, een opvallend pand of een stijlvol interieur. Geef mensen het gevoel dat ze even ontsnappen aan de realiteit.

4. Aanwezige voorzieningen

Van een huwelijksfeest tot een seminarie: voor de meeste evenementen heb je een paar voorzieningen nodig. Denk hierbij aan:

• Audiovisuele apparatuur
• Stroomaansluitingen
• WiFi
• Podium
• Verduisteringsmogelijkheden
• Toiletten

Informeer naar de mogelijkheden voor catering of het gebruik van een eigen cateraar. Sommige event locaties hebben hun eigen keuken, wat handig kan zijn.

5. Prijzen

Uiteraard speelt de prijs een belangrijke rol wanneer je een event locatie gaat zoeken. Er zijn dikwijls grote prijsverschillen. Soms is het duidelijk waar deze verschillen vandaan komen, soms niet.

Vraag altijd een gedetailleerde offerte, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Laat je niet verleiden om ver boven je budget te gaan voor de huur van een event locatie. Anders zorg je voor financiële moeilijkheden.

Tip: Sommige locatiebeheerders geven een kleine korting wanneer je goed op voorhand reserveert.

6. Beoordelingen

Zoek naar reviews van eerdere evenementen die op de locatie zijn gehouden om een idee te krijgen van de ervaringen van anderen. Dat is vooral handig bij feestzalen. Wanneer je een feest in een weide organiseert is dat natuurlijk iets moeilijker.

7. Voorwaarden

Een laatste goede raad: lees aandacht het contract. Let op de annuleringsvoorwaarden, betalingsmodaliteiten en verantwoordelijkheden. Controleer ook of de nodige verzekeringen aanwezig zijn die schade dekken die tijdens het evenement ontstaat.

Event locatie gevonden maar onvoldoende toiletten?

Soms heeft de gekozen locatie onvoldoende toiletten voor het aantal gasten dat je verwacht. En soms zijn er helemaal geen sanitaire voorzieningen, zoals bij een openluchtevenement. Gelukkig kan je bij A&S een of meerdere WC-wagens huren. Er zijn grote en kleine modellen. Ontdek ze online en vraag meteen je gratis offerte.